Professionell und sicher: Aktenmanagement

Daten und Akten über ihren kompletten Lebenszyklus effizient zu verwalten, ist eine große Herausforderung, bei der wirtschaftliche, aber auch Sicherheitsgedanken an erster Stelle stehen. Hier treffen die bewährten Soldan Kanzleiservices, die Aktenvernichtung und die Aktendigitalisierung aufeinander.

Ein Großteil von Kanzleien hat große Archive mit mehreren Tausend Ordnern oder Kanzlei-Hängeheftern auf riesigen Lagerflächen, die von Jahr zu Jahr immer weiter anwachsen. Der Zugriff auf die einzelnen Akten erweist sich oftmals durch die notwendige Suche als sehr aufwändig und die große Lagerfläche als „teurer Mieter“ in der Kanzlei. Wichtig dabei: Die strenge Einhaltung des Datenschutzes und Vermeidung von Schmutz und Feuchtigkeit und weiterer Umwelteinflüsse. Da das Sichten des Archivs enorm viel Zeit und Personal verlangt, wird oftmals eine regelmäßige Bereinigung des Archivs auf später verschoben oder überhaupt nicht durchgeführt. Mit der Konsequenz, dass das Aktenarchiv immer unübersichtlicher wird.

Die Digitalisierung von Aktenarchiven: Mit modernen Scan-Dienstleistungen, ausgereiften Dokumenten-Management-Systemen und webbasierter Kanzleisoftware haben Kanzleien heutzutage die Möglichkeit sicher und günstig ihre Aktenarchive zu digitalisieren, effektiv zu verwalten, zu managen und zu nutzen.

Tipp: Tragen Sie sich für Dezember oder Anfang Januar auf jeden Fall regelmäßig einen Termin ein. Zum Ende eines Jahres sollte man sich nicht nur über seine persönliche Fitnesskur Gedanken machen, sondern auch das Archiv einem solchen Check unterziehen: Welche Akten können vernichtet werden? Wie kann ich mein Archiv neu strukturieren? Macht es Sinn, Unterlagen oder Ordner zukünftig digitalisieren und/oder extern auslagern zu lassen?

Vor allen Dingen zu Beginn des neuen Jahres empfiehlt sich eine komplette Archiv-Entsorgung im Full-Service nach Sichtung und Identifikation durch die Kanzlei-Mitarbeiter, auf welche Akten verzichtet werden kann. Grund: Zum Jahreswechsel entstehen immer hohe Aktenberge, die zur Vernichtung anstehen. Bei einem solchen Service werden (außer der Sichtung) alle Aufgaben von einem Dienstleister übernommen, der Aufwand für die Kanzlei-Mitarbeiter hält sich in Grenzen, sodass sie sich ihren Kernaufgaben ungestört widmen können. Unter Kosten-Leistungs-Gesichtspunkten rechnet sich ein solcher Service für die Kanzlei.

In Abstimmung mit der Kanzlei werden vom Dienstleister die benötigten Container und die Anzahl an Service-Mitarbeitern, die bei der Vernichtung des Archivs unterstützen werden, ermittelt. Anschließend erfolgt die Bestellung und Anlieferung der erforderlichen Anzahl von Containern, das Ausräumen des Archivs und die Befüllung der Vernichtungscontainer, der Abtransport der befüllten Container und die datenschutzgerechte Vernichtung inklusive der Überreichung eines Vernichtungszertifikats an die Kanzlei.